Arbeit
Diese Woche habe ich mich noch 3 weitere Tage alleine um die Rechnungsbearbeitung gekümmert. Am Donnerstag war Iris dann wieder da. Zu zweit geht es doch deutlich schneller.
Es gab wieder jede Menge Geld zu zählen und die EInnahmen über Kreditkarten mussten überprüft werden.
Nebenbei habe ich noch die Eingangsrechnungen aus 2018 von den Hängeakten in Kartons verpackt und archiviert.
Nächste Woche findet eine Kontrolle, die Control Self Assessment (CSA), statt. Dazu werde ich wenn es soweit ist, noch mehr berichten.
Für die Kontrolle benötigen wir eine Übersicht über alle laufenden Verträge mit der Laufzeit sowie dem Betrag.
Eine passende Excel-Tabelle dazu gab es schon. Diese war allerdings nicht mehr ganz aktuell.
Anhand der Codierungen kann man heraufinden, ob es sich bei einer Rechnung um eine laufende Rechnung zu einem Vertrag handelt. Auf den Rechnungen selbst steht meistens die Laufzeit und die Kosten. Diese konnte ich übernehmen und in der Tabelle ergänzen, sodass sie pünktlich zur Kontrolle fertig war.
Einmal im Monat findet ein "Credit Meeting" statt, an dem ich teilgenommen habe. Im Credit Meeting trifft sich Werner, der für die Ausgangsrechnungen (Accounts Receivable), also Rechnungen bei denen wir Geld erhalten, mit den Abteilungsleitungen und bespricht noch offene Rechnungen.
Die Abteilungsleitungen haben so einen Überblick, welche Unternehmen noch eine Erinnerungsmail für die offene Rechnung erhalten sollten.
Jeden Freitag bezahlen wir unsere Rechnungen. Dafür ist Iris zuständig. Diese Woche waren es besonders viele, da die Bezahlung letzte Woche wegen ihrem Urlaub ausgefallen ist.
Wenn eine Rechnung besonders dringend bezahlt hätte werden müssen, dann hätte das natürlich jemand anderes übernommen.
Heute möchte ich euch auch mein Arbeitsplatz vorstellen. Auf dem linken Bild seht ihr das Büro des Accounting Teams. Der Schreibtisch geradezu ist mein Arbeitsplatz. Der dunkle Schreibtisch etwas abseits rechts, ist der des Director of Finance, Abdellatif. Rechts neben mir sitzt Clotilde, ihir gegenüber Werner und daneben Iris. Außerdem habe ich den kürzesten Weg zum Drucker, der sich links außerhalb des Bildes befindet.
Das andere Bild ist das Büro des Commercial Departments, auf deutsch Handels- oder kommerzielle Abteilung.
DasCommercial Department unterteilt sich in Sales & Marketing, Meetings & Events und Reservations.